Design da transformação de negócios - um guia para pequenas e médias empresas.

Neste post falarei sobre agilidade e a necessidade de revisitar os padrões, processos e relações empresariais adaptando-os ao dinamismo do mercado atual.

Um dos assuntos mais atuais é o conjunto de mudanças no ambiente de negócios, que tem sido nomeado como "transformação", você pode pesquisar e encontrará diferentes abordagens: transformação digital, transformação da cultura, transformação de RH, transformação de negócios...isto advém da percepção da urgência em modificar a estratégia, modelos de negócio e práticas de inovação nas empresas ...

Por que e como as empresas, devem iniciar uma jornada de transformação de negócios?

Para responder esta pergunta, os líderes e empreendedores devem olhar para os resultados que estão obtendo em suas organizações, por mais que eles sejam positivos ou não, todos os segmentos estão em constante transformação, alguns com uma velocidade e impacto maior que outros, mas todos estão passando por algum movimento e isto é uma oportunidade para fazer parte dela, as empresas devem olhar para sua a *ambição estratégica, seu objetivo, lembrando que empresas que não conectam sua ambição aos seus planos, em algum momento deixam de existir...

Ser relevante é desenvolver uma ambição estratégica positiva e gerenciar melhor seus recursos.

*Ambição: desejo de sucesso - Dicionário Cambridge

Tipos de Ambição Estratégica

No ambiente de negócios, podemos observar basicamente 3 tipos de ambição estratégica que definem como a empresa desenvolverá sua jornada de transformação, isto determina se a empresa deseja ser: inovadora, visionária ou conservadora veja as principais características abaixo:

Ser uma empresa Inovadora

Estas empresas perseguem um modelo de negócios que gere valor, mesmo que isso signifique "desmantelar" seu modelo de negócios inicial, existem para explorar novas formas de empreender, a competição acontece através de novos modelos de operação, produtos e serviços.

Velocidade da Transformação

Rápida, o alvo é a inovação em série, caso não consiga movimentar-se neste padrão, perde sua relevância, o que a obriga a modificar-se ou deixar de existir.

Risco de disrupção:

Mediano, devida a eterna busca de pela inovação; assume o risco de lançar várias iniciativas para serem testadas pelo mercado, mesmo antes de analisar os impactos em seu próprio negócio, o que pode levar a perda de foco e relevância.

Ser uma empresa Visionaria

Empresas que decidem por esta estratégias buscam por um diferencial competitivo, seja através da gestão de pessoas, processos, produtos ou plataformas e o estabelecem através da excelência um determinado grupo de processos ou tecnologia.

Velocidade da Transformação

Mediana, gera inovações incrementais de alta e baixa tecnologia que afetam seus resultados e competitividade, revisita processos e tecnologia constantemente para alinha-los a seu objetivo principal.

Risco de disrupção:

Em um mundo onde modelos de negócios são substituídos rapidamente, manter a excelência em processos e tecnologia exige grande investimento e coordenação ( o que ainda sim, pode não ser suficiente); investir em novas formas de operacionalizar seu modelo de negócio, torna-se vital.

Ser uma empresa Conservadora

As operações destas empresas existem para manter a excelência do modelo de negócio atual, pois entende que seu mercado já esta estabelecido, muitas vezes exercendo força para que não hajam alterações na dinâmica de seu ecossistema, sua estrutura de serviços e de atendimento ao cliente apoiam esta estratégia.

Velocidade da Transformação:

Lenta, realiza mudanças incrementais somente quando são extremamente necessárias, a organização enxerga a transformação como um desafio a sua estrutura de negócios, optando por mudanças estratégicas pontuais..

Risco de disrupção:

Alto, As novas tecnologias e inovações criam mudanças nos modelos de negócios já estabelecidos; o que pode ser mitigado com a adoção de estratégias mais inovadoras, com o olhar para dentro e fora da organização.

As 4 Perspectivas para a transformação de negócios

Após a definição da ambição estratégica (ser inovadora, ser visionária ou conservadora). A empresa deve olhar para 4 perspectivas presentes nos negócios:

Pessoas

Esta é a principal perspectiva das organizações, e a primeira perspectiva a ser abordada em um programa de transformação, diz respeito aos participantes de seu ecossistema, as dinâmicas, interações, regras, relacionamento entre colaboradores e lideranças, atritos e interesses em comum, qualquer esforço de mudança ou transformação de negócios deve se apoiar nesta relação.

Processos

Esta perspectiva diz respeito as economias de escala da organização, decisões como a automação de processos x processos manuais; decisões a respeito dos processos tradicionais ou processos novos que sejam escaláveis, as diferentes interfaces da operação e disponibilidade de recursos.

Produtos

As informações sobre o público alvo, o design e desenvolvimento do produto/serviço, as caraterísticas comerciais e identificação dos benefícios do produto frente ao seu público, devem estar claras e coesas fazendo parte de uma estratégia.

Plataforma

A tecnologia dentro do modelo de negócio que transforma colaboradores, clientes,

parceiros e fornecedores em produtores e geradores de valor; nesta perspectiva a organização manifesta e divulga seus objetivos e ambições estratégicas sendo suportada pela tecnologia.

As 4 perspectivas acima, devem ser analisadas no momento atual com declarações em relação aos principais problemas que mantém a empresa em seu estado vigente e no ideal futuro com as declarações para solução destes mesmos problemas; para viabilizar este trabalho apresento a ferramenta abaixo abaixo:

Quadro de Transformação de Negócios

Instruções para o Preenchimento do Quadro de Transformação de Negócios:

Impressão do quadro:

Aconselha-se a impressão do quadro no formato A2 ou A1;

Material Necessário:

- 2 a 4 Canetas hidrográficas cor preta;

- 2 Blocos de Post its de diferentes cores.

Crie um comitê de transformação de Negócios

- Reúna um grupo de 3 a 5 colaboradores com conhecimento da organização e suas operações, que não apresentem grande resistência ao processo de mudança e transformação ( este será o tema de um de meus próximos posts), este grupo será o núcleo do comitê de transformação do programa.

Estes participantes devem pensar na empresa, hoje, em seu estado atual, com desafios e problemas existentes criando um protótipo para a transformação do negócio.

- Peça aos participantes para registrarem com post its os principais problemas da empresa com uso de evidências, iniciando no quadro Pessoas modelo atual, conforme descrito nos exemplos abaixo:

Problemas que podem ser encontrados na perspectiva Pessoas - modelo atual:

Cliente - Perfil do cliente, não definido;

Vendedores - Equipe com baixo desempenho em vendas;

Staff Administrativo - Equipe não organizada e com problemas de priorização de tarefas;

Staff Administrativo - Perfis profissionais não aderentes as atividades da empresa;

Equipe Operacional - Equipe de expedição sem treinamento efetivo;

O mesmo exercício deve ser realizado para a perspectiva Pessoas - modelo futuro em uma visão de solução para implementação no curto e médio prazo, para os mesmos problemas, já identificados anteriormente.

Exemplo de propostas de solução que podem ser encontradas para a perspectiva Pessoas - Modelo Futuro:

Cliente: Perfil do cliente, definido e atualizado periodicamente;

Vendedores: Equipe comercial de alto desempenho em vendas;

Staff Administrativo: Setor administrativo organizado e com alto nível de empoderamento;

Staff Administrativo: Perfis profissionais aderentes a necessidade da empresa;

Equipe Operacional- Equipe de expedição efetivamente treinada.

Exemplos de problemas que podem ser encontrados na perspectiva Processos - modelo atual:

Estratégia - Planejamento estratégico desatualizado e lento;

Contratação de pessoas - inapto a retenção de bons profissionais;

Atendimento ao cliente - Atendimento ao cliente sem padronização;

Faturamento - erros e baixa acuracidade na emissão de notas fiscais.

Exemplo de propostas de solução que podem ser encontradas para a perspectiva Processos - Modelo Futuro:

Estratégia - Planejamento estratégico ágil e evolutivo;

Contratação de pessoas - Apto a contratação e retenção de profissionais;

Atendimento ao cliente - Atendimento ao cliente padronizado;

Faturamento - Nivel aceitável de acuracidade na emissão de notas fiscais.

Exemplos de problemas que podem ser encontrados na perspectiva Produtos - modelo atual:

Estratégia de Produto - falta de alinhamento entre estratégia comercial e a de produto;

Mercado - Necessidades do mercado não atendidas pelos produtos;

Funcionalidades do produto - funcionalidades não aderentes as demandas dos clientes;

Funcionalidades do produto - complexidade e multicamadas de serviços que não atendem a necessidade dos clientes.

"Um sistema complexo que funciona é invariavelmente a evolução de um sistema simples que funciona. Um sistema complexo projetado a partir do zero nunca funciona e não pode ser consertado. Você tem que começar partindo de um sistema simples"

Lei de Gall

Exemplo de propostas de solução que podem ser encontradas para a perspectiva Produtos - Modelo Futuro:

Estratégia de Produto: coesão e evolução comercial do produto;

Mercado: atendimento as necessidades do mercado através de um processo de inteligência de produto;

Funcionalidades do produto: funcionalidades aderentes as demandas dos clientes;

Funcionalidades do produto: simplicidade e camadas de serviços atendem as necessidades dos clientes.

Exemplos de problemas que podem ser encontrados na perspectiva Plataforma - modelo atual:

Valor Percebido: plataforma sem inovação ou vantagem aos usuários.

Experiência do usuário: pontos de contato do usuário na plataforma não mapeados;

Interações na plataforma: baixo número de interações entre os usuários;

Valor para o negócio: .baixa aderência ao modelo de negócio.

Exemplo de propostas de solução que podem ser encontradas para a perspectiva Plataforma - Modelo Futuro:

Valor Percebido: plataforma com valor agregado / inovação para o negócio;

Experiência do usuário: pontos de contato do usuário identificados / indicadores da jornada do usuário;

Interações na plataforma: alto número de interações dos usuários / indicadores e metas de interação.

Valor para o negócio: plataforma aderente as necessidades do negócio / estratégia da empresa

Priorizando as ações através da Matriz G.U.T e do Índice de Complexidade

Para avaliarmos quais ações tem maior prioridade, e estabelecermos uma organização ao tratamento dos problemas utilizaremos a Matriz G.U.T (Gravidade, Urgência e Tendência) , na fase de priorização marque cada um dos problemas das perspectivas atuais (pessoas, processos, produtos), com um índice de 1 a 5 conforme descrito na tabela abaixo:

Multiplique cada um dos índices encontrados na ordem Gravidade x Urgência x Tendência, você encontrará a prioridade de cada um dos problemas, o total deve ser registrado no campo Modelo Atual Peso:__ do Quadro de Transformação de Negócios:

Matriz G.U.T.

Avalie a complexidade para implantar a solução de cada um dos problemas, sendo assim, numere de 1 a 5 cada uma das soluções encontradas para os itens (pessoas, processo, produto e plataforma) multiplique este valor pelo índice encontrado na Matriz G.U.T anterior, registre a informação no campo Modelo Futuro Peso:__ do Quadro de Transformação de Negócios:

Matriz G.U.T.C

Quadro de Transformação de negócios preenchimento

Comunique e divulgue o programa, construa equipes de trabalho

Após a aprovação dos principais pontos do programa de transformação junto a direção da empresa, é hora de transmitir esta urgência aos diferentes grupos de colaboradores, o foco é comunica-los e consulta-los sobre o plano geral de transformação, suas diferentes opiniões e sugestões devem ser registradas, para fins de ajustes finos; esteja ciente das informações sobre o engajamento e clima organizacional, antes, todo o ciclo de vida do programa, mantenha um registro destas informações, demonstre apoio e foco quando intervenções forem necessárias.

Transforme problemas em ações e projetos de melhoria

Os diferentes problemas registrados no Quadro de Transformação de Negócios

devem ser traduzidos ações a serem realizadas por diferentes grupos de trabalho na empresa, estes grupos devem ter clareza no que é necessário executar, para uma efetiva transformação vários projetos deverão ser implementados, conforme o exemplo:

Quadro - grupo de trabalho: Identificação do perfil do cliente

Configuração, a Estratégia de Transformação de Negócios

Neste campo você pode marcar quais as principais perspectivas (pessoas x processos x produtos ou plataforma) que a empresa irá adotar para a transformação, de acordo com as prioridades encontradas durante a análise da Matriz G.U.T.C ; conforme dito anteriormente a perspectiva pessoas sempre estará inclusa neste campo, aconselho a realizar o processo de transformação com 1 ou 2 perspectivas, modelando a transformação em fases; analisando os resultados, adquirindo experiência e seguir em frente; porém você é livre ao optar por uma abordagem de transformação total.

Exemplo utilizando 2 Perspectivas: Pessoas x Produtos ou

Pessoas x Plataforma ...

Pessoas x Processos

Obs: O QR Code, serve para integrar o Quadro de Transformação de Negócios com plataformas de gestão de projetos como Trello por exemplo.

Acompanhamento dos Indicadores e tendências durante a transformação de negócios

Para avaliar a performance do programa, escolha uma ferramenta que ajude a gerenciar o engajamento das pessoas e o andamento dos projetos, para isto aconselho os OKR´s (Objectives and Key Results) é um conjunto de práticas para definir métricas, chamar as pessoas para o centro do processo e medir os avanços. Mais do que avaliar um conjunto de dados e resultados no final de determinado período; estabeleça a confiança, o compromisso e a comunicação entre as partes interessadas.

Conclusão:

Acredito que a transformação pode ser alcançada por qualquer empresa, e o chegar mais longe nesta jornada depende de seu grau de ambição, utilizando as sua maior força, as pessoas e as ferramentas certas, todas as organizações podem obter sucesso.

Autor:

Luciano Silva